Het nieuwe samenwerken
Een sociaal intranet voor de gemeente Rotterdam
Wat was de vraag?
Hoe zorgen we ervoor dat onze twaalfduizend medewerkers beter gaan samenwerken met behulp van een nieuw sociaal intranet?
Achtergrond:
De gemeente Rotterdam heeft bijna twaalfduizend medewerkers in dienst. Voor een Rotterdamse ambtenaar is het dus knap ingewikkeld om erachter te komen wie zijn collega’s zijn, waar zijn collega’s precies kantoor houden en wie waar verstand van heeft. Een nieuw sociaal intranet zou hier verandering in moeten brengen. Maar hoe moet zo’n intranet worden ingevuld, en hoe zorg je dat dit samenwerking bevordert?
Wat hebben we gedaan?
In januari en februari 2015 hebben medewerkers van verschillende afdelingen van de gemeente Rotterdam creatief nagedacht over een nieuwe (sociaal) intranet. De deelnemers van de denktank vormden een goede afspiegeling van de organisatie. In de vier denksessies die HatRabbits organiseerde en begeleidde, zijn maar liefst vierentwintighonderd ideeën opgehaald voor de invulling van het nieuwe intranet.
De resultaten van deze denktank zijn door HatRabbits geclusterd, geëvalueerd en aangescherpt. Het visieboek ‘Het nieuwe samenwerken’ bevat een samenvatting en uitwerking van de uitkomsten van de denktank. Dit visiedocument is door de gemeente neergelegd bij mogelijke leveranciers als ‘programma van eisen’. Door de communicatieafdeling van de gemeente Rotterdam werd het document als leidraad gebruikt voor de bijbehorende introductiecampagne.
Een video-impressie van de denksessies die zijn georganiseerd en gefaciliteerd door HatRabbits.
Het visieboek ‘Het nieuwe samenwerken’, ontwikkeld door HatRabbits. Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.
Wat heeft het opgeleverd?
Het visieboek ‘Het nieuwe samenwerken’ heeft geholpen om de ambitie van de gemeente Rotterdam scherp te krijgen. HatRabbits heeft met de visie een inspirerende stip op de horizon gezet waar naartoe kan worden gewerkt.
Vanaf het eerste moment is het intranet een groot succes. De mate van interactie en de hoeveelheid actieve gebruikers overtreft alle verwachtingen. De ontwikkeling en implementatie van het intranet zijn zeer efficiënt verlopen en in slechts tien maanden afgerond, mede dankzij de heldere, breed gedragen visie. Dit is ongekend snel, zeker gezien de complexiteit en omvang van het project.
Wat zegt onze opdrachtgever?
“Het sociale intranet moest een andere wijze van communiceren en met elkaar omgaan mogelijk maken. En na een half jaar kan ik zeggen; dat doet het! Collega’s weten elkaar veel beter te vinden, er zijn nieuwe samenwerkingsverbanden gevormd en de online community is de eerste stap naar offline ontmoetingen. Ik vind het mooi en bijzonder dat een online, intern medium, direct impact heeft op onze dienstverlening aan de stad. Want daar doen we het allemaal voor.
De visie heeft gezorgd voor draagvlak, betrokkenheid van veel collega’s en bovenal een snel traject mogelijk gemaakt. We wisten namelijk precies wat we wilden en wat we moesten neerzetten om #onsintranet te realiseren.”
Petra Berrevoets
Hoofdredacteur Corporate & Sociale Media
Meer weten over dit project?
René de Ruijter
Co-founder HatRabbits
T. 010 30 70 534
rene@hatrabbits.com
DUIDELIJK ROTTERDAMS
‘Het nieuwe samenwerken’ is het tweede deel in de digitale communicatie trilogie die HatRabbits voor gemeente Rotterdam heeft ontwikkeld.
