6 redenen waarom je beter digitaal kunt brainstormen

Gebruik jij nog steeds post-its, vellen brown paper of flipovers in je brainstormsessies? Het is tijd voor iets nieuws. Laat me je vertellen over digitaal brainstormen.

Een muur vol post-its is indrukwekkend en geeft aanvankelijk een goed gevoel. Dit gevoel zal echter plaatsmaken voor een lichte paniek zodra je je realiseert dat je met deze gele muur iets zinnigs moet doen. De helft is onleesbaar en alleen al het uitwerken van de leesbare helft gaat je uren van je leven kosten.

Het is dan ook geen wonder dat het vaak dagen, zo niet weken duurt voor iemand eindelijk begint met het uittypen van de ideeën. Tegen die tijd is een deel van de geeltjes allang weggedwarreld en verdwenen.

Vergeet deze ouderwetse en frustrerende manier van brainstormen. Brainstorm liever digitaal.

Hier zijn 6 goede redenen om vandaag nog te beginnen met digitaal brainstormen:

1. Geen gehannes met het uitwerken van post-its

Post-its dwarrelen al van de muur nog vóór de brainstormsessie goed en wel is afgelopen. Een onfortuinlijke stagiair wordt aangewezen om alle ideeën uit te typen, maar hij heeft wel iets belangrijkers te doen. Weken later vind je een stoffige flipover met verbleekte post-its in een hoekje van de vergaderruimte. ‘Waar ging dit ook alweer over?’

Niemand wordt vrolijk van het overtypen van nauwelijks leesbare krabbels op post-its of flipovers. Het uitwerken van de ideeën gebeurt dan ook meestal niet. Zonde, want een brainstormsessie waar niets mee gebeurt is zonde van de tijd. Vermenigvuldig de lengte van de brainstormsessie met het gemiddelde uurloon van de deelnemers en de schok is compleet…

Digitaal brainstormen bespaart een hoop ellende. Laat deelnemers hun ideeën direct digitaal invoeren. Alle ideeën zijn zo direct gedigitaliseerd en na afloop eenvoudig te downloaden met één druk op de knop. 

2. Je kunt de ideeën direct verrijken

Een onderdeel dat in elke brainstormsessie terugkomt is het delen van de ideeën. Naast het overtypen van de ideeën, is dit waarschijnlijk het meest gehate deel van het brainstormproces. Eén voor één ratelen de deelnemers hun ideeën af. De rest van de aanwezigen kijkt glazig voor zich uit. Door hun hoofd galmt maar één gedachte: “straks ben ik, straks ben ik, straks ben ik!” Weinigen luisteren waar wat de ander heeft te vertellen.

Dan deelt iemand een briljant idee. In een meeslepend betoog wordt het geniale plan uit de doeken gedaan. Na afloop besluit je dit uitmuntende idee op te zoeken. En al snel kom je erachter dat van dit grootse betoog slechts één woord op een post-it is beland: ‘communicatie’. De rest van dat geweldige verhaal was pure improvisatie. Van de uitleg waar de groep zo uitzinnig op reageerde is geen woord op papier beland.

Stel je daarentegen eens voor dat je digitaal brainstormt. Na elke ronde waarin ideeën worden gegenereerd verschijnen alle ideeën op het grote scherm in de vergaderzaal. Als groep lees je deze ideeën één-voor-één. Veel ideeën zullen voor zich spreken en hier kun je als groep snel doorheen. Er zullen echter ook ideeën zijn die wat toelichting vereisen. Denk bijvoorbeeld aan het hierboven genoemde idee van ‘communicatie’.

Door de ideeën te tonen is het direct duidelijk waar nog iets mist. Eenieder kan eenvoudigweg opmerken “Wat bedoel je precies met…” en de persoon die het idee heeft ingevoerd kan het idee toelichten. Deze verduidelijking kan direct worden toegevoegd aan de ideeën. Hiernaast zullen mensen ook automatisch gaan voortborduren op ideeën. Terwijl zij de ideeën op het scherm lezen, zullen ze nieuwe ingevingen krijgen. Je zult merken dat mensen dingen zullen zeggen als “Dit kunnen we ook bereiken door…” of “En dat effect zal nog sterker zijn als we…” Het duidelijk tonen van de ideeën zal deelnemers stimuleren om de input aan te vullen. Ideeën zullen worden verrijkt en alternatieven zullen worden gedeeld. Iedereen die een nieuw idee of een aanvulling heeft kan dit uiteraard direct toevoegen aan de lijst met ideeën.

Het tonen van alle ideeën op een groot scherm stelt deelnemers in staat om direct alternatieven en context toe te voegen, vóór men vergeten is wat ook alweer werd bedoeld.

3. Je bespaart massa’s papier

Bijna elke organisatie is tegenwoordig bezig met duurzaamheid. Terecht natuurlijk. Veel kantoren zijn (in theorie) zelfs veranderd in ‘paperless offices’. Dat er dan toch regelmatig een dode boom aan de muur wordt geplakt in de vorm van kleine gele papiertjes is op z’n zachtst gezegd verwonderlijk…

Laat deelnemers hun eigen smartphone, tablet of laptop gebruiken om ideeën vast te leggen en je bespaart heel wat flipovervellen, rollen brown paper en geeltjes.

4. Digitaal brainstormen is sneller én vollediger

Post-its forceren je om kort en bondig te zijn. Je hebt niet de ruimte voor al te veel woorden. Soms is dat geweldig, maar vaak verlies je de essentie van een idee als je het opschrijft in een paar steekwoorden. Een beetje context is meestal wel fijn.

Digitaal brainstormen maakt het eenvoudig om snel wat uitleg toe te voegen in een extra zin. Het besef dat je idee straks zal verschijnen op een groot scherm stimuleert je om duidelijk te zijn.

5. Nooit meer onleesbare handschriften (of onscherpe foto’s)

Niet iedereen is gezegend met een duidelijk handschrift. Sommige collega’s schrijven nauwelijks leesbaarder dan je buurjongetje van anderhalf. Je kunt natuurlijk aan het begin van de sessie benadrukken dat dit type deelnemers in blokletters moet schrijven, maar wanneer iemand eenmaal in een creatieve flow zit, is dit goedbedoelde advies al snel vergeten. Om de narigheid nog eens te verergeren worden de uitkomsten van een creatieve sessie vaak haastig gefotografeerd voor men zich naar de volgende afspraak spoedt. En niemand heeft door dat één van die foto’s compleet onscherp is. Tot het te laat is.

Voorkom dat je te maken krijgt met onleesbare handschriften of wazige foto’s. Gebruik een toetsenbord om ideeën vast te leggen. Zo kan er geen enkele twijfel bestaan over wat er nu eigenlijk staat.

6. Je kunt de resultaten onmiddellijk delen met de deelnemers

Een maand na de brainstormsessie vindt de eerdergenoemde stagiair eindelijk de tijd om alle geeltjes uit te werken. Vol trots stuurt hij het hele team een e-mail met de resultaten. De mensen die de e-mail ontvangen herinneren zich amper dat ze aanwezig waren bij de bijeenkomst, laat staan dat ze nog weten wat er is besproken. Maar wat nog erger is; de reden van die brainstormsessie is allang niet meer relevant.

Als je deelnemers hun ideeën digitaal laat invoeren, kun je hen de opbrengst direct na afloop toesturen. Aanwezigen hoeven niet langer weken te wachten op de resultaten. Je kunt ze de complete lijst sturen binnen enkele minuten na afloop van de sessie (of na een paar uur, als je eerst even de tijd wilt nemen om de ideeën op je gemak te clusteren). Hoe eerder je de resultaten kunt delen, hoe groter de kans dat er actie wordt ondernomen.

Oké, oké… maar hoe?

‘Tuurlijk, digitaal brainstormen is vele malen beter dan de ouderwetse gewoonte om ideeën op stukjes papier te krabbelen. Maar je verwacht toch niet serieus van ons dat we een tekstverwerker gebruiken tijdens onze volgende creatieve sessie?’

Ben je mal. Natuurlijk verwacht ik dat niet.

Bij HatRabbits hebben we een applicatie ontwikkeld die niet alleen het genereren en faciliteren van op-maat-gemaakte brainstormprogramma’s automatiseert, maar elke deelnemer ook in staat stelt om alle ideeën digitaal in te voeren op haar smartphone, tablet of laptop. Deze ideeën kun je vervolgens snel en eenvoudig downloaden, ordenen en delen.

Bekijk het filmpje hieronder voor een snelle indruk van hoe de software werkt:

Nieuwsgierig?
Wil je zelf ook weleens digitaal brainstormen? Stuur ons een mailtje om een proefaccount aan te vragen.