Clusteren: 6 stappen om de beste ideeën te selecteren na een brainstormsessie

Clusteren en vervolgens anoniem stemmen is een van de simpelste manieren om na een brainstormsessie de meest kansrijke ideeën te vinden. Het grote voordeel  van deze methode is dat je een inventarisatie krijgt van de favoriete ideeën van de groep, zonder dat de deelnemers beïnvloed worden in hun keuze. Een bijkomend voordeel is dat de democratische aanpak vertrouwd is voor veel mensen en vrijwel altijd zal leiden tot draagvlak en een acceptatie van de uitkomst. Volg de 6 stappen die hieronder staan omschreven en eindig je creatieve sessie als een echte brainstorm pro. 

Clusteren en anoniem stemmen: zo selecteer je de beste ideeën

Stap 1. Cluster de ideeën

Plak alle post-its aan de muur. Laat de deelnemers soortgelijke ideeën in groepjes bij elkaar plaatsen. Dit wordt ook wel clusteren genoemd. Vraag de deelnemers om hierbij zelfstandig te werken. Gedurende het proces is iedereen vrij om ideeën (zonder overleg) te verplaatsen, ook als een idee al eerder door een andere deelnemer is verplaatst.

Als alle ideeën in groepen zijn verdeeld, kun je de deelnemers vragen om afstand te nemen en het het overzicht van alle groepen (de clusters) te bekijken.

In een brainstormsessie zijn er altijd wel een aantal ideeën te vinden die niet binnen een specifieke groep te plaatsen zijn. Houd deze ideeën apart en plaats ze bij elkaar in hun eigen groep. Noem deze groep bijvoorbeeld ‘overige ideeën’. Hang deze groep apart, naast alle andere groepen.

Stap 2. Geef elk cluster een eigen naam

Loop alle groepen langs en geef elke cluster een passende naam. Beschrijf met deze naam in 1 of 2 woorden het thema van de ideeën. Noteer de clusternaam groot en leesbaar op een post-it, en hang deze boven de bijbehorende groep met ideeën.

Overkoepelende thema’s
Ontdek je een overkoepelend thema bij bepaalde groepen? Plaats de groepen die onder dit grotere thema vallen dan bij elkaar en geef dit hoofdthema een eigen clusternaam.

Clusters zoals ‘Social media’, ‘reclame’ en ‘nieuwe website’ zouden bijvoorbeeld kunnen vallen onder het overkoepelende thema ‘Marketing’.

Subthema’s
Als er binnen een groep veel meer ideeën vallen dan binnen de andere groepen, probeer dan de groep te splitsen in kleinere of specifiekere groepen. Geef deze subgroepen ook weer eigen clusternamen mee.

Ideeën die vallen onder het cluster ‘Onze website’ zou je bijvoorbeeld in kleinere groepjes kunnen opsplitsen, waardoor specifieke (sub)clusters ontstaat zoals ‘gebruiksvriendelijkheid’ ,’vormgeving’, ‘nieuwe functies’, ’homepagina’, ‘blog’, etc.

Zorg ervoor dat de clusternamen goed leesbaar zijn (ook van een afstand). Je kunt hiervoor het beste de clusternamen in stift en in blokletters schrijven. Eventueel kun je gebruik maken van een andere kleur stift of een andere kleur (of formaat) post-its om een extra onderscheid te maken tussen de clusternamen en de losse ideeën.

Stap 3. Verwijder dubbele ideeën

Dit is een stap die met beleid moet worden uitgevoerd. Het weggooien van waardevolle ideeën is namelijk een veelgemaakte fout tijdens (of direct na) het clusteren. Mensen realiseren zich vaak niet dat ogenschijnlijk ‘dubbele’ ideeën soms veel verschillender zijn dan ze op het eerste oog lijken (en verfrommelen ten onrechte de post-it met dat idee ‘dat we toch al hebben’).

Wees alert op dit fenomeen. Lijken ideeën op elkaar? Bespreek dan eerst plenair deze ideeën en onderzoek wat ze onderscheidt en uniek maakt. Daag de groep uit om te focussen op de verschillen. Een ander uitgangspunt, een ander invalshoek, een andere woordkeuze, een andere ascociatie, etc. Het zijn stuk voor stuk nuances die voldoende kunnen zijn om een idee (dat normaal in de prullenbak zou eindigen) te laten uitgroeien tot een totaal andere denkrichting.

Wees daarom terughoudend met het ‘weggooien’ van dubbele ideeën. Verwijder alleen ideeën waarvan de groep het erover eens is dat hetexacte kopieën van elkaar zijn.

‘Hetzelfde als…’ is een van de grootste sluipmoordenaars van goede ideeën.

Hetzelfde als…

• hetgeen we al eerder hebben geprobeerd en wat toen mislukte
• wat in het verleden niet heeft gewerkt
• wat de CEO vorig jaar heeft afgekeurd
• wat ons ooit veel geld heeft gekost
• waar afdeling X al mee bezig is

Het herkennen en vroegtijdig herkennen van risico’s is een goede zaak. Het moet echter niet het creatieve proces verlammen en voorkomen dat er ooit iets nieuws gebeurt. Tot op zekere hoogte lijken ideeën altijd op elkaar. Creativiteit draait tenslotte om het combineren van bestaande elementen, met als doel om iets nieuws te creëren. Daarom is het noodzakelijk om deelnemers op het hart te drukken om niet te zoeken naar wat de ideeën hetzelfde maakt, maar naar wat elk idee uniek maakt.

Stap 4. Nummer alle ideeën

Nummer alle ideeën. Het is het snelste om de ideeën per groep te nummeren en hierna door te tellen bij de volgende groep. Begin bij groep 1 en tel door bij de volgende groepen totdat je alle ideeën hebt gehad. Kies 1 iemand binnen de groep die het nummeren van de ideeën voor zijn rekening neemt. De overige deelnemers kunnen op dat moment even een kop koffie of thee gaan halen om de teller niet op de vingers te hoeven kijken.

Het is te adviseren om de nummers op consistente wijze en op dezelfde plek op de post-its te noteren. Dus bijvoorbeeld altijd even groot en rechtsonderin.

Stap 5. Laat iedereen anoniem stemmen

Laat alle deelnemers de ideeën nogmaals goed doorlezen, en vraag ze om hierbij anoniem op een of post-it (los papiertje) hun persoonlijke top 3 op te schrijven. Het noteren van deze top 3 vindt individueel en zonder overleg plaats. Op deze manier voorkom je dat deelnemers elkaar beïnvloeden. Vraag de deelnemers om hun top 3 tevens te prioriteren (het favoriete idee bovenaan, gevolgd door het idee dat hierna als beste gewaardeerd wordt etc.).

Vraag de deelnemers om hun favoriete ideeën (de ideeën waar ze enthousiast van worden) te kiezen, maar geef ze hierbij wel een aantal richtlijnen. Vertel ze expliciet dat je op zoek bent naar ideeën die de potentie hebben om de uitdaging (het onderwerp van de brainstormsessie) op te lossen. Geef de deelnemers ook als tip mee dat ze nog niet perse hoeven te kijken naar de praktische uitvoering van het idee. Je bent tenslotte opzoek naar de verrassende creatieve ideeën en die hebben soms nog wat werk nodig. (Hoe en op welke manier het idee straks gaat worden uitgevoerd is nog niet relevant, dat komt pas in de volgende fase ter sprake)

Vraag de deelnemers om hun top 3 op te schrijven als A, B, C. ‘A’ als het meest favoriete idee van de top 3, gevolgd door ‘B’, en als laatste ‘C’. Door de top 3 op te schrijven als ABC-lijst voorkom je verwarring tussen het nummer van het idee en de volgorde van de top 3.

Stap 6. Maak een shortlist

Zodra iedereen een top 3 heeft opgeschreven kunnen deze ‘lijstjes’ anoniem worden ingeleverd. Noteer alle favoriete ideeën op een flip-over of whiteboard en geef per top 3 aan hoeveel punten het idee heeft gekregen. A=3 punten, B=2 punten, C=1 punt. Tel alle punten bij elkaar op en prioriteer de ideeën van meeste punten naar minste punten.

Maak een top 5 van de beste ideeën; de ideeën met de meeste punten.

Deze vijf ‘winnende’ ideeën kun je vervolgens voldoende uitwerken om er een prototype van te maken of om ze te implementeren. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om de top 5 eerst verder terug te brengen tot één winnend concept. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van de techniek ‘PMI‘.