Het ‘Frisse Blikken Dagboek’ laat nieuwe medewerkers innovatiekansen opsporen

Nieuwe medewerkers of teamleden bevinden zich in een unieke positie om innovatiekansen te identificeren. Maar ga er niet vanuit dat ze dit uit zichzelf zullen doen. Je zult ze een handje moeten helpen. Introduceer een ‘Frisse Blikken Dagboek’ waarmee nieuwelingen eenvoudig kunnen aankaarten wat al te lang onopgemerkt is gebleven.

De komst van een nieuw teamlid is reden voor een feestje. Toegegeven, de nieuwkomer heeft nog veel te leren en zal aanvankelijk wat begeleiding nodig hebben, maar het is ook precies deze onbekendheid met de ‘normale’ gang van zaken die de nieuwe collega een superkracht geeft: de vaardigheid om innovatiekansen te herkennen waar de rest van de organisatie blind voor is geworden.

Een nieuw teamlid kan een medewerker zijn, maar net zo goed een stagiair(e) of een freelancer die meewerkt op een project.

Het Frisse Blikken Dagboek

Bij HatRabbits gebruiken we een Frisse Blikken Dagboek om de verwondering van nieuwe teamleden optimaal te benutten. Zodra een nieuwkomer ons team komt versterken, krijgt hij of zij direct een heldere opdracht: houd de komende weken een dagboek bij van alles dat je opvalt. Alles dat je de wenkbrauwen doet fronsen moet worden opgeschreven.

Wij hebben deze fantastische manier om met een frisse blik naar je organisatie te blijven kijken overigens niet zelf bedacht. Het idee van de ‘Fresh-Eye Journal‘ is bedacht door de oprichters van Emerald Therapeutics, een Californisch bio-tech bedrijf. Jaren geleden introduceerden ze hier vier stappen die elke nieuwe medewerker geacht wordt te doorlopen zodra hij of zij iets vreemds opmerkt:

1. Als je iets ziet dat je vreemd vindt, schrijf het op.
2. Praat erover met collega’s. Waarom doen we het op deze manier? Wat is de reden achter deze vreemde gang van zaken?
3. Wat blijf je vreemd vinden, zelfs als je in overweging neemt wat collega’s je hebben verteld over de achterliggende redenen?
4. Welke oplossing(en) of alternatieven stel je voor? Hoe kunnen we deze situatie in het vervolg beter aanpakken?

Laat nieuwkomers zoveel mogelijk ideeën opschrijven voor verbeteringen, oplossingen en kansen. Op deze manier profiteert de organisatie (of het team) optimaal van de frisse blik die de ‘oude rotten’ in het team allang niet meer hebben.

Hoe zo’n dagboek helpt om innovatiekansen te identificeren

Hoe langer je in een organisatie of team werkt, hoe normaler alles wordt. Zelfs dingen die helemaal niet zo logisch (meer) zijn, vallen je niet meer op. Nieuwkomers, daarentegen, zijn nog niet gewend aan de vaste patronen. Omdat alles nog nieuw voor hen is, kunnen ze moeiteloos de vinger op de zere plek leggen. Ze zien dingen die ervaren medewerkers allang niet meer opmerken. Alles wat ze vreemd vinden kunnen ze signaleren.

Voor sommige ‘vreemde’ regels en gewoontes zullen goede redenen zijn, maar dat geldt zeker niet voor alles in een organisatie. Sommige praktijken zouden in de loop der jaren weleens overbodig geworden kunnen zijn zonder dat iemand het door heeft gehad. Inmiddels zijn misschien veel betere manieren beschikbaar om hetzelfde doel te bereiken. Een Frisse Blikken Dagboek helpt om deze en andere innovatiekansen bloot te leggen.

Zorg dat je nieuwe medewerkers vraagt om hun dagboek bij te houden vanaf het prille begin. Op dag één zouden ze al dingen moeten opschrijven. Het zal namelijk niet lang duren voor ze helemaal gewend zijn aan de manier ‘waarop we hier werken’. Als ze eenmaal gewend zijn aan hun nieuwe omgeving is hun blik lang niet zo fris meer. Het zal doorgaans niet langer dan een maand duren voor de nieuwe medewerker onderdeel is geworden van het systeem. Zorg dus dat je vóór die tijd optimaal je voordeel doet met de ogen van jouw eigen ‘buitenstaander’.

Wat nodig is om het dagboek te laten functioneren

Een Frisse Blikken Dagboek werkt alleen als degene die het dagboek vult zich veilig voelt om de ongemakkelijke waarheid aan te kaarten. Het is voor collega’s namelijk niet leuk om te horen dat iets veel efficiënter kan dan hoe zij het al jaren doen. Laat staan om van een-of-ander broekie te horen dat je werkzaamheden zinloos of contraproductief zijn!

Is het bestelproces frustrerend voor klanten? Heeft de concurrent een dienst waar de jouwe bij verbleekt? Is er overbodig papierwerk dat het hele proces vertraagt? Stuk voor stuk dingen die je wilt weten.

Het kan behoorlijk eng zijn om mensen met een stuk meer ervaring dan jij te vertellen dat ze hun werk niet goed doen. Ga er dus maar vanuit dat de nieuwkomers in jouw team een zetje nodig hebben. Ze beginnen echt niet uit zichzelf aan een roast van jouw afdeling. Maak dus duidelijk dat de organisatie en het team het enorm waarderen als een nieuweling feedback geeft. Maak de frisse kracht duidelijk dat hij of zij zich vooral niet in moet houden. Niet alleen kleine verbeterpuntjes moeten benoemd worden. Sterker nog, juist de pijnlijkste inzichten zijn het meest waardevol. Leg dus geduldig uit dat juist observaties die het hele team in verlegenheid brengen de organisatie verder brengen en dat zelfs harde kritiek niet zal worden afgestraft.

Geen woorden, maar daden

Geruststellende woorden zijn natuurlijk niet genoeg. Als na het delen van scherpe observaties door een nieuwkomer immers niets verandert, dan kun je er zeker van zijn dat het snel afgelopen is met het delen van kritische noten.

Laat duidelijk zien dat de meldingen uit het Frisse Blikken Dagboek serieus worden genomen. Laat zien dat er wordt gehandeld. Geef feedback op elk idee en deel welke stappen zijn ondernomen om een nieuw idee te testen of te implementeren. Niets is tenslotte ontmoedigender dan doodse stilte na het delen van een idee.

Wees mild

Het is belangrijk om ‘onnozele’ opmerkingen niet af te straffen. Aangezien de nieuwe collega nog niet weet hoe dingen werken in de organisatie, bestaat de kans dat onmisbare routines ter discussie worden gesteld of dat suggesties worden gedaan die ‘overduidelijk’ onmogelijk zijn (voor ingewijden althans). Weersta de neiging om te benadrukken hoe belachelijk de opmerkingen zijn. Neem, in plaats daarvan, de tijd om de collega te bedanken voor zijn of haar ideeën en leg geduldig uit waarom het idee in dit geval niet zal worden uitgevoerd. Maar neem, voor je begint uit te leggen waarom het toch echt anders zit, eerst even de tijd om voor jezelf na te gaan of dit eigenlijk nog steeds wel zo is!

Maak het zo simpel mogelijk om innovatiekansen te melden

Maak het zo eenvoudig mogelijk voor nieuwe medewerkers om innovatiekansen vast te leggen. Het is tenslotte al lastig genoeg om te wennen aan een nieuwe werkomgeving. Innovatiekansen opschrijven is dan al snel een klusje dat erbij inschiet. Maak het dus zo makkelijk mogelijk door het nieuwe teamlid wat simpele tips en richtlijnen mee te geven. Benadruk bovendien het belang van het Frisse Blikken Dagboek. Als je niet heel duidelijk maakt wat de toegevoegde waarde is van deze observaties, zal je nieuwe collega niet snel tijd vrijmaken voor dit ‘extra taakje’.

Enkele richtlijnen

Om nieuwe teamleden op weg te helpen, delen we op hun eerste dag enkele simpele vragen en tips met hen:

Algemeen

• Wat valt je op? (Zowel in positieve als in negatieve zin – wat zijn dingen die we moeten weten?)
• Wat zou jij persoonlijk anders doen? (Waarom? En hoe zou jij dit aanpakken?)

Specifiek

• Waar moeten we mee stoppen? (wat voegt volgens jou niks toe?)
• Waar moeten we vooral mee doorgaan? (wat werkt goed volgens jou?)
• Waar moeten we mee beginnen? (wat mis je?)

Een beetje advies over de manier waarop je een idee formuleert:

1. Wees specifiek en duidelijk.
2. Deel je gedachtegang. Hoe kom je tot deze conclusie?
3. Beschrijf je oplossing. Wat moet gebeuren en wat is de eerste stap?

Verwachtingsmanagement

Een paar goede tips zijn niet voldoende. Je zult ook de verwachtingen van de nieuwkomer moeten managen. Het is namelijk belangrijk dat je nieuwe teamgenoot begrijpt dat niet elk idee onmiddellijk zal worden uitgevoerd. Voorkom teleurstellingen en leg uit dat niet elk idee (meteen) uitgevoerd zal kunnen worden. Er moeten nu eenmaal keuzes worden gemaakt. Als je dit goed uitlegt zal elke nieuwe medewerker dit begrijpen.

Benadruk dat de nieuweling het vooral niet persoonlijk op moet vatten als een idee niet direct uitgevoerd wordt. “Blijf ons bestoken met nieuwe ideeën. We zullen naar elk idee luisteren en veel zullen we toepassen.” Zolang je alle ideeën serieus neemt en waar nodig duidelijk beschrijft wat de overwegingen zijn om (op dit moment) geen actie te ondernemen op een idee, zullen medewerkers zich niet inhouden om ideeën te blijven delen.

Wil je aan de slag met jouw eigen innovatiekansen?

Er zijn verschillende manieren om vernieuwing op gang te brengen in je organisatie. Laat bijvoorbeeld je trainees in een Leergang Innovatie nieuwe innovatiekansen opsporen en uitwerken, of start een project om een van de nieuwe kansen te realiseren die door een nieuwe medewerker zijn ontdekt. Neem contact op en we vertellen je graag hoe we je hierbij kunnen helpen!