10 veelgemaakte brainstormfouten – Deel 2: focussen op de verkeerde brainstormvraag

In elke organisatie wordt weleens gebrainstormd. Helaas gebeurt dit lang niet altijd even slim, waardoor de resultaten vaak tegenvallen. Daarom delen we de komende weken 10 veelgemaakte brainstormfouten die je eenvoudig kunt vermijden. In dit eerste artikel: waarom de vraag die je stelt een brainstormsessie kunnen maken of breken.

HatRabbits helpt organisaties om lastige (maatschappelijke) problemen op te lossen en ontwikkelt gedeelde visies zodat positieve verandering kan worden gerealiseerd. In beide gevallen spelen creatieve sessies een belangrijke rol. We delen graag wat we in de loop der jaren hebben geleerd.

Focussen op de verkeerde vraag

Een veelgemaakte fout tijdens creatieve sessies is het werken met een waardeloze brainstormvraag. Als je deelnemers vraagt om creatieve ideeën te bedenken voor een oninspirerende uitdaging is de kans op enthousiasme en creatieve ideeën klein. Als de vraag dan ook nog eens slecht is geformuleerd wordt het probleem nog groter. Dikke kans dat gefocust wordt op bijzaken en dat het échte probleem helemaal niet aan de orde komt.

Mensen die een brainstormsessie organiseren, weten vaak niet exact welk probleem moet worden opgelost. Als je niet heel goed begrijpt hoe de probleemsituatie in elkaar steekt, dan loop je een groot risico dat in de creatieve sessie onbewust wordt gefocust op symptomen in plaats van op het echte probleem. Symptomen zijn doorgaans eenvoudiger te vinden dan de echte oorzaak van je problemen. Om oorzaken te vinden, moet je graven. En maar weinig mensen weten hoe je dat moet aanpakken.

Er zijn verschillende manieren om een probleem te analyseren, maar een van de gemakkelijkste is de 5x Waarom-techniek.

Vijf keer ‘Waarom?’ klaart de klus

Het klinkt kinderlijk eenvoudig: vraag 5 keer achter elkaar ‘Waarom?’ en je achterhaalt de dieperliggende oorzaken van je probleem. Toch werkt deze ogenschijnlijk simpele truc echt. Met elke antwoord dat je krijgt, verwijder je een laag van het probleem en kom je dichter bij de hoofdoorzaak. Uiteindelijk zul je het probleem en de oorzaak ervan veel beter begrijpen.

5 kinderachtige vragen achter elkaar stellen klinkt makkelijker dan het is. Er zijn namelijk een aantal dingen waar je rekening mee moet houden.

Om te beginnen moet je goed op de hoogte zijn van wat er in jouw situatie gebeurt. Als je geen idee hebt wat er in de praktijk aan de hand is, zul je snel vastlopen op een van de vragen. Als je niet alle details kent, betrek dan mensen die dat wel weten. Ten tweede moet je je realiseren dat er verschillende ‘Waarom’-vragen zijn die je kunt stellen. Ze zijn niet allemaal relevant. Bovendien kun je op bijna elke waarom-vraag meerdere antwoorden geven. Vraag jezelf daarom elke keer af “Brengt dit antwoord me dichter bij de kern van mijn probleem?” Sommige antwoorden leiden je weg van het eigenlijke probleem. Als je merkt dat je vastloopt, ga dan een paar stappen terug en kijk of een ander antwoord (of een andere vraag) je wél op het juiste spoor zet.

Lees voor meer over de 5 Whys techniek het artikel ‘5x Waarom – zo achterhaal je de oorzaak van je probleem’.

Je brainstormvraag herformuleren

Zelfs als je precies weet wat het echte probleem is, zijn er veel manieren waarop je je uitdaging kunt formuleren. Neem geen genoegen met de eerste vraag die je op papier zet. Hoe je je vraag formuleert, bepaalt waar je naar antwoorden zult zoeken. Hoe belangrijk het is om je vraag op verschillende manieren te formuleren voor je de juiste brainstormvraag kiest, hebben we in een eerder artikel al eens beschreven. Schrijf variaties van dezelfde vraag op en vraag jezelf af “Welk van deze vragen inspireert me?” “Welke vragen brengen me op ideeën?”

Mensen zijn creatiever als ze worden geconfronteerd met een originele en inspirerende vraag. In plaats van een brede vraag als “Hoe kunnen we meer geld verdienen?” vraag je bijvoorbeeld “Hoe kunnen we onze klanten een onvergetelijke ervaring bieden?” of “Wat kunnen we toevoegen aan onze diensten waardoor onze klanten ons vaker willen bezoeken?”

Vind je het moeilijk om alternatieve vragen te bedenken? Gebruik dan denktechnieken om snel originele vragen te formuleren.

Houd het eenvoudig

Heb je eenmaal een inspirerende brainstormvraag gekozen, controleer dan tot slot nog even of je vraag gemakkelijk te begrijpen is. Een goede vraag…

• …richt zich op één probleem

Als je meer dan één uitdaging wilt aanpakken, werk er dan afzonderlijk aan. Een voor een.

• …is specifiek

Hoewel brede doelen veel ruimte laten voor verschillende benaderingen, kan te veel keuze verlammend werken. De mensen die oplossingen proberen te vinden zullen gewoon niet weten waar ze moeten beginnen (of erger nog; in voor de hand liggende richtingen gaan zoeken). Geef kaders mee.

• …is duidelijk

Vermijd jargon of ingewikkelde en abstracte termen. Zorg ervoor dat alle betrokkenen weten wat je bedoelt. De focusvraag is niet bedoeld om te bewijzen dat je een imposante woordenschat hebt.

• …is positief geformuleerd

Gebruik geen negatieve woorden zoals ‘nee’, ‘niet’ en ‘nooit’. Focus op wat je wilt in plaats van wat je niet wilt.

• …is actiegericht

Begin je vraag met ‘Hoe kunnen we…’ of ‘Hoe zouden we…’ Je uitdaging moet leiden tot ideeën die je zelf in de hand hebt.

Lees voor meer informatie over het formuleren van scherpe vragen het artikel ‘De focus-checklist: 5 stappen naar een scherpere focusvraag’.

Oke, je hebt nu een krachtige brainstormvraag. En nu?

Met behulp van bovenstaande tips moet het je lukken om een scherpe brainstormvraag te formuleren. En dankzij een goede voorbereiding heb je de kans op een effectieve sessie flink vergroot. Maar daarmee ben je er nog niet. Ook tijdens de brainstormsessie kan er nog vanalles misgaan. Wat bijvoorbeeld vaak wordt vergeten is het delen van enkele spelregels met de deelnemers. Deze onmisbare spelregels deel ik met je in het volgende blogartikel.

Je hoeft natuurlijk niet alles zelf te doen. Als je niet vaak brainstormt kan het verstandig zijn om de hulp in te roepen van specialisten. Kun jij wel wat hulp gebruiken bij het ontwikkelen van een creatieve oplossing? Neem dan contact op voor een vrijblijvende kop koffie.