5x Waarom – zo achterhaal je de oorzaak van je probleem
Ben je op zoek naar een oplossing voor een lastig probleem? Begin met een grondige oorzaakanalyse. Met de 5x Waarom techniek ontdek je snel wat de oorzaak is van je ellende.
Probleemanalyse is essentieel
Als je geen idee hebt wat jouw probleem veroorzaakt, dan wordt het verdomd moeilijk om een oplossing te vinden. Begin dan ook altijd met een grondige analyse van je probleem.
Als je verzuimt om je probleem eerst te analyseren, is de kans groot dat je je tijd verdoet met het bestrijden van symptomen, zonder dat je dichter bij een oplossing komt. Vaak is wat je aanvankelijk aanziet voor het probleem helemaal niet wat aangepakt moet worden. Meestal is er een achterliggend probleem dat uit de weg geruimd moet worden.
Dit is waarom een oorzaakanalyse essentieel is bij elke poging om een probleem op te lossen. Gelukkig hoeft zo’n analyse helemaal niet ingewikkeld te zijn. Vaak zijn een paar simpele ‘waarom’-vragen genoeg om de bron van je problemen te achterhalen.
5x Waarom
De Japanse uitvinder Sakichi Toyoda bedacht de 5x Waarom methode om problemen te analyseren. In de Toyota fabrieken werd dit simpele techniekje een begrip. Tegenwoordig wordt de methode o.a. gebruikt in Kaizen, Lean en Six Sigma.
Het idee achter de techniek is eenvoudig; als je 5x achter elkaar een ‘waarom’-vraag stelt zal de oorzaak van je probleem duidelijk worden. Met de techniek kun je laag-voor-laag de symptomen ‘afpellen’ die je het zicht op het echte probleem ontnemen. Vervolgens kun je de ware bron van je probleem elimineren.
Hoe werkt het?
Stap 1. Stel het juiste team samen
Om goed uit de voeten te kunnen met de 5x Waarom techniek, is het belangrijk om de juiste mensen te verzamelen. Je hebt namelijk mensen nodig die op de hoogte zijn van de details van het probleem. Als je de ‘waarom’-vragen niet kunt beantwoorden schiet het natuurlijk niet op!
Stap 2. Deel de probleemstelling met de groep
Leg de groep een bondige en heldere probleemstelling voor. Schrijf de stelling bij voorkeur op een whiteboard of op een flipover.
Stap 3. Stel de eerste waarom-vraag
Vraag het team waarom het probleem zich voordoet. Benadruk dat je alleen op zoek bent naar feiten. Vermijd aannames en hypotheses. Schrijf het antwoord op. Het kan voorkomen dat een probleem meerdere aantoonbare oorzaken heeft. Schrijf in dat geval alle oorzaken op en herhaal de volgende stappen voor elke genoteerde oorzaak apart.
Stap 4. Stel de waarom-vraag nog 4 keer
Gebruik het antwoord op de waarom-vraag om de volgende vraag te formuleren en herhaal deze procedure tot de waarom-vraag niet meer kan worden beantwoord. Elk nieuw antwoord vormt de basis voor de volgende vraag. Soms zul je meer (of minder) waarom-vragen nodig hebben om tot de kern van je probleem te komen, maar over het algemeen zal na 5 vragen duidelijk zijn wat nodig is om je probleem voor eens en voor altijd uit de weg te ruimen.
Voorbeeld: het slijtende monument
Een klassiek voorbeeld van de 5x Waarom methode vertelt over het afbrokkelende Jefferson Memorial in Washington D.C.
Parkopzichters merkten dat het stenen monument sleet, maar het was niet direct duidelijk hoe dit kwam. De opzichters stelden zichzelf dan ook de vraag:
Waarom slijt het stenen monument?
Het antwoord: Omdat het elke twee weken intensief wordt schoongemaakt met een hogedrukspuit.
Waarom is het nodig om het monument zo intensief schoon te maken?
Het antwoord: Omdat het elke twee weken helemaal onder de vogelpoep zit.
Voor de parkopzichters was hiermee de kous af. Ze wisten wat de oorzaak van hun slijtende monument was: die vervelende vogels die rond het monument vlogen. Snel werden er netten rond het monument gehangen om de vogels voortaan op afstand te houden.
Dit was helaas geen erg elegante oplossing. De netten waren spuuglelijk en erger nog: de vogels vlogen er gewoon onderdoor!
Reden voor de opzichters om nog iets dieper te graven.
Waarom zijn er eigenlijk zoveel vogels rondom het monument?
Het antwoord: Omdat er voedsel is in overvloed (het barstte in het monument van de spinnen).
Waarom zijn er zoveel spinnen in het monument?
Het antwoord: Omdat ze zich tegoed doen aan de vele insecten die er rondvliegen.
Waarom vliegen er zoveel insecten rond het monument?
Het antwoord: De insecten komen af op de lampen die elke avond aangaan om het monument te verlichten.
Deze analyse leidde tot een adembenemend eenvoudige oplossing: het moment waarop de lampen werden aangezet werd uitgesteld tot één uur na zonsondergang. Deze simpele actie zorgde dat het aantal insecten op deze plek met maar liefst 90% afnam. Het spinnenfeestmaal was verdwenen. Met de spinnen verdwenen vervolgens ook de gulzige vogels en hun viezigheid. Het gebouw hoefde voortaan lang niet zo vaak meer schoongemaakt te worden.
Het voorbeeld van het slijtende Jefferson Memorial illustreert perfect hoe vijf eenvoudige waarom-vragen genoeg kunnen zijn om tot de kern van een probleem te komen.
Stel je eens voor wat er zou zijn gebeurd als de mensen in het voorbeeld hun probleemanalyse hadden overgeslagen. Dan zouden ze hoogstwaarschijnlijk op zoek zijn gegaan naar alternatieve (en waarschijnlijk duurdere) manieren om het gebouw schoon te maken, zonder dat de oorzaak van het probleem zou worden aangepakt.
Tegelijkertijd maakt het voorbeeld goed duidelijk hoe verleidelijk het is om te vroeg te stoppen met het stellen van waarom-vragen. Als je te vroeg stopt met doorvragen is de kans groot dat je nog steeds een (iets dieper liggend) symptoom aan het bestrijden bent van het daadwerkelijke probleem.
Niet altijd toepasbaar
Tot slot nog een kleine kanttekening. Hoewel de 5x Waarom methode een briljante probleemanalyse-tool is, zijn sommige problemen te complex om te doorgronden met vijf eenvoudige waarom-vragen.
Dit soort gecompliceerde problemen herken je aan het feit dat je de eerste waarom-vraag niet goed kunt beantwoorden (met feitelijkheden). Soms is een uitgebreidere analyse nodig.
Tegelijkertijd moet je de 5x Waarom techniek niet te snel terzijde schuiven. In de meeste gevallen zal de 5x Waarom methode leiden tot een beter begrip van je probleem, waardoor je beter in staat zult zijn om het op te lossen.
Wat is de eerste waarom-vraag die je kunt stellen over jouw probleem?