Probleemanalyse: zo voorkom je dat je het verkeerde probleem oplost
In de zoektocht naar creatieve ideeën vergeten mensen maar al te vaak om eerst hun uitdaging scherp te formuleren. Veel mensen zijn dan ook bezig met het oplossen van het verkeerde probleem. Ze zijn ervan overtuigd dat ze weten wat ze moeten doen, en besteden al hun tijd en energie aan het vinden van een oplossing die waarschijnlijk niet het resultaat oplevert waar ze op hopen.
Voorkom je dat je het verkeerde probleem oplost
Deel een probleem binnen je netwerk en je zult waarschijnlijk tal van oplossingen aangereikt krijgen. De meesten van ons vinden het ontzettend leuk om na te denken over andermans uitdagingen. Hoewel de ideeën van buitenstaanders geweldig kunnen helpen bij het vinden van inzichten, kunnen deze goede (en goedbedoelde) ideeën ook afleiden van het grotere geheel.
Voordat je advies inwint bij vrienden en collega’s, is het verstandig om jezelf de vraag te stellen; ‘Waarom wil ik dit probleem eigenlijk oplossen?’
Dit lijkt een vraag naar de bekende weg, maar het zal je verbazen hoe vaak mensen eigenlijk niet weten wat ze willen bereiken. Er is een vage doelstelling geformuleerd, maar mensen willen vooral aan de slag. Op zoek naar leuke, toffe, inspirerende ideeën. Het doel en het probleem lijken vaak bijzaak.
Het komt regelmatig voor dat mensen veel tijd besteden aan een relatief kleine onbelangrijke uitdaging. Een probleem zonder urgentie, probleemeigenaar of grote gevolgen. Nog erger is het wanneer er door een verkeerde focus een oplossings-route wordt ingeslagen die nooit zal leiden tot een aanpak die ook daadwerkelijk het probleem oplost.
Om je voor dezelfde fouten te behoeden, heb ik 10 vragen op een rijtje gezet die je jezelf kunt stellen voordat je opzoek gaat naar creatieve oplossingen. Tien vragen die zullen voorkomen dat je het verkeerde probleem oplost.
10 vragen voor een grondige probleemanalyse
1. Wat is het probleem?
Beschrijf de probleemsituatie in detail. Wat is de essentie van je probleem? Wees specifiek, eerlijk en direct. Voor het overzicht is het verstandig om alles op papier uit te werken. Zorg er hierbij ook voor dat je alle aannames boven water krijgt. Vraag jezelf altijd af: Is dit een feitelijke omschrijving van de situatie, of betreft het een aanname? Wat is het bewijs?
2. Waarom is het belangrijk?
Waarom is het een probleem? Waarom is het voor jou belangrijk om dit probleem op te lossen? Wat levert het vinden van een oplossing jou op? Waarom is dit probleem zo belangrijk voor jou, dat het je waard is om je (kostbare) tijd en energie te steken in het vinden van een passende oplossing?
3. Waarom moet dit probleem nu worden opgelost?
Is er een deadline? Is er urgentie om dit probleem NU op te lossen? Waarom? En als de urgentie ontbreekt, wat is de reden om nu met het probleem aan de slag te gaan?
Als de urgentie ontbreekt is de kans groot dat de implementatie ook geen haast heeft en dat je briljante oplossing uiteindelijk alsnog op de plank blijft liggen.
4. Wie wordt geraakt door dit probleem?
Wie zijn de belanghebbenden? Wie zitten te springen om een oplossing? Waarom vinden ze het belangrijk dat er een oplossing gevonden wordt? Wie zouden er betrokken moeten worden bij het vinden van een oplossing (omdat het probleem hen aangaat of omdat ze de implementatie kunnen dwarsbomen)? Wat is belangrijk voor deze groep?
Zorg ervoor dat je de stakeholders altijd betrekt. En dat je hun belangen altijd centraal stelt in je zoektocht naar een oplossing.
5. Hoe vaak (en wanneer) komt het probleem voor?
Komt jouw probleem vaak voor? Hoe vaak? Één keer per jaar? Elke maand? Twee keer per week? Wanneer doet het probleem zich voor? Altijd? In een bepaalde situatie of setting? Op een specifieke locatie? Op een specifiek moment of tijdens een unieke procedure?
6. Wat zijn de gevolgen als je geen oplossing kunt vinden?
Hoe belangrijk is het vinden van een oplossing? Wat als je het probleem niet kunt oplossen? Raken er dan mensen gewond? Gaat je bedrijf failliet? Worden klanten boos? Kun je een grote opdracht verliezen? Lopen klanten over naar de concurrent? Raken je medewerkers gedemotiveerd? Wat is het ergste dat kan gebeuren?
7. Wat is de oorzaak van je probleem?
Wat veroorzaakt dit probleem? Wat ligt eraan ten grondslag? Waar gaat het fout? Waar ligt het probleem? Mensen? Machines? Materialen? Het management? De methode? De omgeving? Externe factoren? Partners? Gereedschap?
Probeer je de kern van het probleem op te lossen of ben je bezig met symptoombestrijding?
Beantwoord voor jezelf de ‘Wat?’ ‘Wie?’ ‘Waarom?’ ‘Hoe?’ ‘Waar?’ en ‘Wanneer?’ vragen.
8. Wie is de probleemeigenaar?
Wie is geïnteresseerd in een oplossing? Wie is het meest gefrustreerd, geïrriteerd, of in paniek over dit probleem? Wiens hoofdpijndossier is dit? Wie moet straks met de oplossing aan de gang? Wie is verantwoordelijk voor de implementatie van de oplossing?
Wie zijn de beslissers? Wie moeten er betalen voor deze oplossing? Waar komt dit geld vandaan?
9. Wat heb je nodig om dit probleem op te lossen?
Naar wat voor oplossingen ben je op zoek? In welke richting zoek je ideeën? Welke criteria heb je voor mogelijke oplossingen? Denk aan zaken als tijd, geld, mankracht etc. Wat moet je weten om tot een goede oplossing te komen? Wat mis je nog?
10. Hoe weet je dat je aanpak succesvol was?
Hoe ga je het resultaat meten? Hoe weet je dat je probleem is verholpen? Waaraan kun je zien dat je oplossing heeft gewerkt?
Bovenstaande checklist is een handig hulpmiddel om je probleem beter te begrijpen en om te zien of (en waarom) je uitdaging de moeite waard is om op te lossen. Het beantwoorden van de 10 hoofdvragen helpt om een specifiekere uitdaging neer te zetten, om een scherpe probleemstelling te formuleren en om simpelweg betere ideeën te vinden.
Hulp nodig bij het vinden van creatieve oplossingen?
Heb je een uitdaging die je wilt oplossen en ben je opzoek naar creatieve ondersteuning? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag met het vinden van elegante oplossingen voor jouw uitdaging!
Lees verder:
