De focus-checklist: 5 stappen naar een scherpere focusvraag
Wie op zoek is naar een slimme oplossing voor een lastig probleem, doet er goed aan eerst een scherpe focusvraag te formuleren. Om te voorkomen dat je je tijd verdoet met het oplossen van het verkeerde probleem, hebben we een checklist voor je samengesteld. Een lijstje met vijf kenmerken van een goede vraag.
De meeste mensen gaan bij het zien van een probleem als een kip zonder kop op zoek naar een oplossing. Begrijpelijk, maar niet verstandig. Onderdruk de neiging om meteen ideeën te spuien en neem de tijd voor het formuleren van een goede focusvraag. Wanneer je in alle haast namelijk de verkeerde vraag stelt, zul je oplossingen gaan zoeken in de verkeerde hoek. Je zult op de proppen komen met ideeën die niet helemaal (of helemaal niet) aansluiten op je uitdaging en voor je het weet eindig je met totaal nutteloze ‘oplossingen’.
Probeer je innerlijke probleemoplosser dus even onder controle te houden. Het zal niet meevallen, maar het scheelt je uiteindelijk een hoop tijd en energie.
Wat de situatie ook is, zorg dat je de uitdaging formuleert als een vraag. Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar veel mensen hebben de neiging om hun denksessie te starten met niets meer dan een omschrijving van hun probleem. Zeker als je anderen vraagt om met je mee te denken, is het belangrijk dat je van start gaat met een vraag waar je antwoorden voor kunt bedenken.
Een flipover-vel waarop een omschrijving staat als ‘niet genoeg klanten’ zou kunnen werken, maar je maakt het jezelf (en de anderen die meedenken) wel onnodig moeilijk. Voorkom misverstanden. Leg de focus niet op het probleem, maar op het vinden van oplossingen. Begin je focusvraag dan ook met ‘Hoe kunnen we...’ of ‘Hoe zouden we…’.
Dus niet ‘niet genoeg klanten’, maar ‘Hoe kunnen we zorgen dat we meer klanten krijgen?’
Wanneer je eenmaal een focusvraag hebt geformuleerd, is het tijd om de vraag verder aan te scherpen. Stel jezelf daarvoor de volgende vijf vragen.
1. Focus ik me op ÉÉN DING?
Zorg dat je je richt op één ding tegelijk. Mensen hebben de neiging om meerdere uitdagingen in één focusvraag te proppen. Het resultaat is dat je nergens echt op focust en dat je halfbakken resultaten te wachten staan. Heb je meerdere uitdagingen? Behandel ze dan apart, één voor één.
Niet: ‘Hoe kunnen we meer schoenen verkopen en diefstal voorkomen?’
Maar: ‘Hoe kunnen we meer schoenen verkopen?’ of ‘Hoe kunnen we diefstal voorkomen?’
2. Is mijn vraagstelling SPECIFIEK?
Zoom in op je uitdaging. Een vraag die té breed is, is niet bepaald stimulerend. Blijf verre van algemene omschrijvingen als ‘meer verkopen’ of ‘meer winst behalen’. Dit soort brede doelen laten weliswaar alle ruimte voor allerlei verschillende aanpakken, maar te veel keuze werkt verlammend. De mensen die een oplossing moeten bedenken zullen niet weten waar ze moeten beginnen. En als ze al ideeën gaan genereren, is de kans groot dat ze komen met alle voor de hand liggende opties.
Niet: ‘Hoe kunnen we meer verkopen?’
Maar: ‘Hoe kunnen we meer herenschoenen verkopen?’
3. Is de geformuleerde uitdaging HELDER?
Veel mensen hebben de neiging om gecompliceerde en abstracte termen te gebruiken wanneer ze een vraagstelling formuleren. Vermijd dit. Zorg dat je uitdaging helder is omschreven. Waak ook voor het gebruik van jargon. Omdat je snel went aan vaakgebruikte termen in je vakgebied, kan het lastig zijn om het gebruik van jargon te voorkomen. Vraag jezelf daarom altijd af: zou iemand die niet in mijn vakgebied werkt deze zin snappen? Is het antwoord ‘nee’, vervang dan de woorden waar onduidelijkheid over kan ontstaan.
Niet: Hoe zorgen we dat kaizens vaker bottom-up worden geinitieerd?
Maar: Hoe zorgen we dat medewerkers op de werkvloer vaker zaken aandragen die verbeterd kunnen worden?
4. Is de uitdaging POSITIEF geformuleerd?
Vermijd de woorden ‘niet’, ‘niemand’ en ‘geen’. Je brein kan negatieve woorden slecht verwerken. Wanneer ik tegen je zou zeggen “denk NIET aan een koe!” is de kans groot dat je onmiddellijk een koe in gedachten hebt. Gebruik dus geen negatieve woorden en focus op een positieve uitkomst. Niet alleen is het leuker om over positieve doelen na te denken, het leidt ook tot betere resultaten.
Niet: Hoe zorgen we dat niemand te laat komt?
Maar: Hoe zorgen we dat iedereen op tijd komt?
5. Is de focusvraag ACTIEGERICHT?
Zorg dat je uitdaging leidt tot ideeën waar je zelf mee aan de slag kunt. Het heeft weinig zin om ideeën te bedenken die je niet kunt uitvoeren. Zorg dus dat je niet afhankelijk bent van iets of iemand waar je geen invloed op hebt. Je kunt wel als doel hebben dat het op maandag nooit meer regent, maar daar kun je zelf weinig aan veranderen. Je kunt je energie beter besteden aan een vraag als ‘Hoe zorg ik dat ik op maandag nooit meer door de regen naar mijn werk hoef te fietsen?’ Focus op wat je zelf kunt doen. Wanneer je je vraag begint met ‘hoe kunnen we’ of ‘hoe zorgen we…’ voldoet het al vrijwel automatisch aan deze laatste eis (mits de beoogde uitkomst binnen je eigen invloedssfeer ligt).
Niet: Manieren waardoor onze winst groeit.
Maar: Hoe zorgen we dat onze winst groeit?
Samenvattend:
Zorg dat je over één ding tegelijk nadenkt en formuleer de vraag zo dat deze specifiek, helder, positief en actiegericht is. Als je vraag aan al deze criteria voldoet, kun je er vrij zeker van zijn dat je een scherpe focusvraag hebt om mee aan de slag te gaan. Rest je alleen nog om er veel creatieve oplossingen voor te verzinnen.
Gelukkig zijn er tal van technieken om je op weg te helpen. Lees bijvoorbeeld eens een van deze artikelen:
.