10 veelgemaakte brainstormfouten – Deel 1: Slechte voorbereiding

In elke organisatie wordt weleens gebrainstormd. Helaas gebeurt dit lang niet altijd even slim, waardoor de resultaten vaak tegenvallen. Daarom delen we de komende weken 10 veelgemaakte brainstormfouten die je eenvoudig kunt vermijden. In dit eerste artikel: waarom een slechte voorbereiding funest is voor je brainstorm.

HatRabbits helpt organisaties om lastige (maatschappelijke) problemen op te lossen en ontwikkelt gedeelde visies zodat positieve verandering kan worden gerealiseerd. In beide gevallen spelen creatieve sessies een belangrijke rol. We delen graag wat we in de loop der jaren hebben geleerd.

Waarom slechte voorbereiding funest is voor je brainstorm

Brainstormen lijkt eenvoudig genoeg. Je verzamelt een groep slimme mensen, zet ze in een kamer met genoeg post-its en laat ze weten dat de sky the limit is. Ideeën zullen vrij stromen en briljante ideeën zijn gegarandeerd. Toch? Nou, niet als je de voorbereiding niet serieus neemt.

De juiste deelnemers

Veel brainstormsessies worden op korte termijn in elkaar geflanst zonder dat veel aandacht wordt besteed aan een goede voorbereiding. Mensen die toevallig beschikbaar zijn nemen deel aan de sessie en de meesten hebben nauwelijks de kans gehad om zich in de uitdaging te verdiepen. Tot overmaat van ramp zijn de belangrijkste belanghebbenden afwezig.

Er zijn veel dingen mis met de hierboven beschreven situatie. Ten eerste is het erg belangrijk dat de juiste mensen aanwezig zijn bij de brainstormsessie. Wil je een productieve sessie en betrokkenheid bij de implementatie van het eindresultaat, zorg dan dat de volgende mensen aanwezig zijn:

• Mensen ‘uit het veld’, die echt weten wat er aan de hand is
• De probleemeigenaar (wie heeft het probleem waarvoor een oplossing nodig is?)
• Degenen die het winnende idee gaan implementeren (wie zorgt ervoor dat de oplossing wordt uitgevoerd?)
• Iemand met beslissingsbevoegdheid (wie heeft de macht om te beslissen of een idee wordt doorgezet?)
• Buitenstaanders die weinig weten over de situatie of organisatie, en dus niet gehinderd worden door hun kennis en expertise. Deze ‘frisse blikken’ mogen de domme vragen stellen en worden niet gehinderd door de aannames die de rest van de aanwezigen vanzelfsprekend vinden.

Huiswerk

Uitzoeken welke mensen aanwezig moeten zijn en dit dreamteam uitnodigen is nog maar het halve werk. Voor een effectieve brainstormsessie is belangrijk dat de deelnemers zich goed voorbereiden. Daarom is het verstandig om hen voorafgaand aan de brainstormsessie een kleine ‘huiswerkopdracht’ te geven. Laat ze bijvoorbeeld wat achtergrondinformatie over het probleem lezen of laat ze onderzoeken hoe soortgelijke uitdagingen in hele andere organisaties worden aangepakt. Deelnemers die de uitdaging beter begrijpen, zullen over het algemeen betere ideeën genereren. Bovendien zorgt de voorbereiding ervoor dat iedereen op één lijn zit. Omdat alle deelnemers over het onderwerp hebben gelezen en bekend zijn met de uitdaging, hoef je geen tijd te verspillen met het uitleggen van de basis en kun je tijdens de sessie de diepte in.

Ga echter niet te ver. Zorg ervoor dat de opdracht niet te groot is. Als het huiswerk te veel tijd in beslag neemt, zul je merken dat mensen het niet doen en alsnog onvoorbereid aansluiten.

Je zult zelf ook wat voorbereidingen moeten treffen. Uiteraard moet je ervoor zorgen dat alle benodigde materialen aanwezig zijn (pennen, papier, een scherm of flip-over etc.), maar je moet je ook voorbereiden op het moment na de brainstorm.

Criteria opstellen

Maak voordat je begint met brainstormen een lijst met criteria waarmee je de ideeën achteraf kunt evalueren. Aan welke eisen moet het idee voldoen? Is er een maximaal budget dat je niet mag overschrijden? Zijn er (wettelijke) grenzen waar je binnen moet blijven? Is er een deadline waarbinnen het idee moet zijn uitgevoerd (of resultaten moet hebben opgeleverd)?

Door een lijst met criteria op te stellen, wordt het veel gemakkelijker om de ideeën achteraf efficiënt te evalueren. Door elk veelbelovend idee te toetsen aan de lijst, elimineer je snel ideeën die niet passen en kun je de ideeën die wel passen objectief vergelijken.

Maak echter niet de fout om deze lijst met criteria te introduceren TIJDENS de brainstormsessie. De brainstormsessie moet creatief en zonder grenzen zijn. Gekke (onredelijke) ideeën moeten worden aangemoedigd. Vergeet de lijst tot na de brainstorm. Zodra je massa’s ideeën hebt gegenereerd, is het tijd om een keuze te maken. De criteria zullen je helpen om de ideeën te kiezen die het beste passen bij jouw uitdaging.

Oke, je bent goed voorbereid. En nu?

Als je de tips hierboven ter harte neemt, kun je er zeker van zijn dat jouw brainstormsessie vele malen beter voorbereid is dan de gemiddelde brainstorm in een organisatie. En dankzij een goede voorbereiding zorg je automatisch voor een efficiëntere sessie. Ben je er dan? Nee, helaas. Ook bij het uitvoeren van je creatieve sessie kun je nog een heleboel brainstormfouten maken. Een veelgemaakte fout is bijvoorbeeld dat wordt nagedacht over een verkeerd geformuleerde uitdaging. Hoe je die fout voorkomt vertel ik je in het volgende blogartikel.

Je hoeft natuurlijk niet alles zelf te doen. Als je niet vaak brainstormt kan het verstandig zijn om de hulp in te roepen van specialisten. Kun jij wel wat hulp gebruiken bij het ontwikkelen van een creatieve oplossing? Neem dan contact op voor een vrijblijvende kop koffie.