Je visie concretiseren: van visie naar praktische actiestappen

Voor het realiseren van belangrijke veranderingen in een organisatie is een gedeelde visie cruciaal. Een abstract ideaalbeeld is echter niet voldoende. Je zult de visie om moeten zetten in concrete actiestappen. Door stakeholders te betrekken bij het vertalen van de visie naar de praktijk, kunnen prioriteiten worden gesteld en acties worden gedefinieerd die direct toepasbaar zijn. In dit artikel vertel ik je hoe je een visie kunt concretiseren.

Waarom een gedeelde visie?

In een vorig artikel beschreef ik al waarom een gedeelde visie onmisbaar is als je een belangrijke verandering wilt doorvoeren in een organisatie. Een visie die wordt omarmd door alle betrokkenen zorgt dat er draagvlak is voor de stappen die gezet moeten worden om het geschetste toekomstbeeld te realiseren. Een gedeeld toekomstbeeld waar iedereen enthousiast van wordt zorgt voor inspiratie en zet zaken in gang

Vertaal de visie naar de praktijk

Een geschetst ideaalbeeld is geweldig als inspiratie, maar als er niet naar gehandeld wordt verandert er natuurlijk niets. En hoewel een goede visie verbindt, is een gedeeld beeld van de gewenste situatie niet voldoende om de boel in beweging te krijgen.

Een visiestuk geeft in grote lijnen aan waar je als organisatie naartoe wilt en waarom. Maar HOE dat gaat gebeuren is nog niet ingevuld. Actiestappen ontbreken. Betrokkenen zullen zich afvragen “Wat betekent dit concreet voor mij? Wat kunnen wij op onze afdeling doen om het geschetste toekomstbeeld te realiseren?” Om de visie te realiseren zullen deze vragen helder beantwoord moeten worden.

Als aanjager van de verandering zul je de visie moeten concretiseren. De visie moet worden vertaald naar de praktijk, zodat alle betrokkenen weten wat zij concreet kunnen doen om bij te dragen aan de gewenste verandering.

Breng de verschillende stakeholders in kaart

Niet alles dat in een visiedocument staat is in de praktijk voor alle medewerkers even relevant in de praktijk. Hoewel de grote lijnen van een visie algemeen toepasbaar zullen zijn, zijn er waarschijnlijk specifieke onderdelen die in de dagelijkse praktijk voor de ene afdeling belangrijker zijn dan voor de andere.

Voor een communicatievisie voor een grote gemeente was een van de thema’s in de visie bijvoorbeeld dat (waar mogelijk) met humor moest worden gecommuniceerd. Nu is dat voor medewerkers van citymarketing en stadsontwikkeling heel relevant, maar voor de afdeling die contact heeft met burgers op het gebied van schulden is het al een stuk minder voor de hand liggend. Voor hen zijn in de praktijk andere punten uit de visie (zoals goed luisteren naar de mening van inwoners, inspelen op de actualiteit en proactief communiceren) belangrijker. Het is daarom relevant om per afdeling of onderdeel van de organisatie na te denken over de concrete invulling.

Als het goed is heb je tijdens het opstellen van de visie al in kaart gebracht welke groepen stakeholders er zijn. Zet op een rij welke (sub)groepen er zijn. Voor diverse groepen zijn waarschijnlijk qua focus en werkzaamheden andere onderdelen van de visie het belangrijkst.

Creatieve concretiseringssessies – deel 1: ideeën voor invulling

Organiseer creatieve sessies waarin (vertegenwoordigers van) verschillende groepen stakeholders nadenken over de implicaties van de visie op hun dagelijks werk. Hoe kan elke van deze groepen de visie concretiseren voor hun specifieke situatie? Het is van belang om in de sessie prioriteiten te stellen en creatief na te denken over concrete acties.

Bespreek de inhoud van de visie met elkaar en kijk vervolgens per onderdeel wat dit betekent voor de verschillende groepen die in de sessie vertegenwoordigd zijn. Hoe kunnen zij in de praktijk invulling geven aan dit deel van de visie?

Sta per onderdeel stil bij de implicaties voor de betreffende groep betrokkenen. Help hen op weg en vraag bijvoorbeeld ‘wat betekent dit voor jullie afdeling?’ Gebruik vervolgens creatieve werkvormen om na te denken over slimme, praktische invullingen en cluster de bedachte ideeën direct per thema.

Creatieve concretiseringssessies – deel 2: prioritering en keuzes

Als je creatieve denktechnieken gebruikt is de kans groot dat je een flinke hoeveelheid ideeën ophaalt waarmee de visie in de praktijk handen en voeten kan worden gegeven. Het is doorgaans onmogelijk om met alles (tegelijk) aan de slag te gaan. Keuzes zullen dus moeten worden gemaakt. Prioriteer allereerst de thema’s uit de visie. Welke thema’s zijn het meest relevant voor de betreffende afdeling? En welke onderdelen zijn in de praktijk minder relevant?

Zoom in op de ideeën voor de meest relevante onderdelen. Laat de groepjes bepalen welke ideeën per thema het meest interessant zijn. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een evaluatie matrix. Maak een selectie van de meest kansrijke ideeën en plaats deze op een timeline. Wat is direct toepasbaar? En wat is interessant voor op langere termijn?

Het laaghangend fruit onder de acties kun je meteen inplannen. Van langetermijn-veranderingen die meer werk vereisen maak je een project.

Zet per groep de belangrijkste onderdelen (en implicaties) van de visie op een rij

Het kan nuttig zijn om na afloop van de sessie een plaat te maken als ‘spiekbrief’ voor de afdeling. Op deze plaat maak je visueel welke thema’s het meest relevant zijn voor deze groep medewerkers. Ook zet je op een rij wat dit concreet betekent in het dagelijks werk.

De plaat (of het document) dient als hulpmiddel om keuzes te maken. Bij elke te nemen beslissing moet iemand snel kunnen zien wat de juiste keuze is. De vraag ‘Wat kunnen we in deze situatie het beste doen?’ kan dankzij dit hulpmiddel moeiteloos worden beantwoord. Waar een visie dient als een kompas bij het maken van keuzes op organisatieniveau, is dit een vereenvoudigde versie voor specifieke onderdelen van de organisatie.

Je staat er niet alleen voor

Door de betrokkenen binnen de organisatie mee te nemen bij de visieontwikkeling én bij de vertaling van de visie naar de dagelijkse praktijk, zorg je voor draagvlak en vergroot je de kans op succes.

Ben je zelf verantwoordelijk voor een verandertraject en kun je wel wat hulp gebruiken om de rest van de organisatie mee te krijgen? Of wil je een bestaande visie concretiseren, maar twijfel je waar je mee moet beginnen? Neem dan contact met me op via rene@hatrabbits.com. Ik denk graag met je mee!