Benut het jonge talent in je organisatie optimaal – hoe trainees zorgen voor innovatie

Trainees bevinden zich in de ideale situatie om innovatie aan te jagen. Ze zijn, zeker bij de start van hun traineeship, nog niet bekend met de ‘normale’ gang van zaken in de organisatie en hebben nog een frisse blik. Doordat ze nieuw zijn in de organisatie zijn ze in staat om innovatiekansen te herkennen waarvoor ervaren medewerkers in de loop der jaren blind zijn geworden.

Zelfs de meest ambitieuze trainee zal deze kansen echter niet uit zichzelf aankaarten. Elke nieuweling zal aanvankelijk de kat even uit de boom kijken. Alles is immers nieuw en het ligt voor de hand dat ervaren medewerkers zelfs voor de meeste ‘onlogische’ gebruiken wel een goede reden zullen hebben.

En dat ís meestal natuurlijk ook zo. Veel gewoontes zijn prima uit te leggen en voor het ontstaan van vrijwel elke procedure is een goede reden aan te wijzen. Maar of al die redenen nog steeds hout snijden is een tweede…

Het Frisse Blikken Dagboek

Een geweldige manier om de frisse blik van trainees (en andere nieuwelingen) te benutten is een Frisse Blikken Dagboek. Laat trainees bijhouden wat hun wenkbrauwen doet fronsen. Wat is in de ogen van de nieuwkomer vreemd, onlogisch of ronduit idioot? Geef elke trainee een notitieboekje met de volgende simpele instructies:

1. Als je iets ziet dat je vreemd vindt, schrijf het op.
2. Praat erover met collega’s. Waarom doen we het op deze manier? Wat is de reden achter deze vreemde gang van zaken?
3. Wat blijf je onlogisch vinden, zelfs als je in overweging neemt wat collega’s je hebben verteld over de achterliggende redenen?
4. Welke oplossing(en) of alternatieven stel je voor? Hoe kunnen we situaties zoals deze in het vervolg beter aanpakken?

Meer weten over het gebruik van een Fresh Eyes Journal? Lees hier waar je allemaal rekening mee moet houden.

Je kunt ook nog een stapje verder gaan en trainees mobiliseren om een heuse nachtmerrie-concurrent uit de grond te stampen…

Het Red Team

Red Teaming is een strategie die zijn oorsprong vindt in het Amerikaanse leger. Al sinds de Koude Oorlog wordt deze oefening ingezet om zwakke plekken in de eigen strategie bloot te leggen. Tijdens de oefening verplaatst een deel van het team zich in de vijand. Dit ‘Red Team’ krijgt als taak om het ‘blauwe’ team (het Amerikaanse leger) te dwarsbomen in een fictieve missie. De fictieve vijand brengt zo zwakke plekken in planning en uitvoering in kaart, waardoor problemen kunnen worden opgelost vóórdat de echte missie begint.

Ook trainees kun je laten fungeren als een Red Team dat de zwakke plekken van de organisatie onverbiddelijk in kaart brengt. Nu zal in jouw organisatie een onhandige werkwijze doorgaans waarschijnlijk geen verschil maken tussen leven of dood. Toch kunnen ook in ‘normale’ organisaties niet-benutte kansen en onlogische processen behoorlijk kostbaar zijn. Er is dan ook alle reden om een en ander eens kritisch onder de loep te nemen.

Vraag de trainees zich te verplaatsen in de ultieme concurrent. Wat zou deze organisatie doen om jouw organisatie een kopje kleiner te maken? Van welke zwakke plekken zou deze meedogenloze vijand genadeloos misbruik maken?

Door zich te verplaatsen in een nachtmerrie-concurrent legt het Red Team snel de belangrijkste zwakke plekken en risico’s bloot. Doe hier je voordeel mee en herstel deze. Ook geïdentificeerde kansen (waarmee een andere organisatie jouw organisatie de loef af kan steken) zijn bijzonder interessant. Wat zou er gebeuren als je deze kansen zelf benut?

Het is goed om stil te staan bij het feit dat een Red Team nog krachtiger is als je ook ervaren rotten toevoegt aan het team. Wie kunnen immers beter de zwakke plekken van de organisatie aanwijzen dan medewerkers die zich er al vele jaren aan ergeren? Samen kunnen de ervaren medewerkers en zich verwonderende nieuwkomers een waar dream team vormen.

Meer weten over de kracht van het (op papier) om zeep helpen van je eigen organisatie? Lees er meer over in dit artikel.

Laat trainees zelf oplossingen bedenken

Wat hun opdracht ook is, stel trainees in de gelegenheid om zelf op onderzoek uit te gaan. In sommige organisaties krijgen trainees een kant en klaar vraagstuk voorgeschoteld, met daarbij -voor het gemak- ook alvast de oplossing. Ze hoeven het alleen nog maar uit te voeren. Zonde. Als je ‘handjes’ nodig hebt hoef je daar geen traineeprogramma voor te starten. Trainees moeten leren en ontdekken. Wees dus niet dogmatisch over het soort oplossing. Schets het probleem en geef aan wat het gewenste resultaat is. Wanneer is een oplossing succesvol? Laat vervolgens de trainees zelf een slimme manier vinden om dat doel te bereiken. Ten eerste leren ze daar een stuk meer van en ten tweede is er een aanzienlijke kans dat ze een oplossing bedenken waar je zelf nooit aan zou hebben gedacht. Laat trainees praten met betrokkenen en zorg dat deze betrokkenen (waaronder de opdrachtgever zelf!) ook tijd vrijmaken om alle vragen te beantwoorden. Laat de trainees bovendien op onderzoek uitgaan in de omgeving waar het probleem speelt en geef hen de ruimte om zelf te ervaren wat de stakeholders ervaren. Zet trainees dus niet vast in een rol op een afdeling waar zij de zoveelste medewerker zijn, maar geef hen wat speling. Zorg dat ze, naast hun ‘reguliere’ werkzaamheden, op onderzoek uit kunnen gaan.

Creativiteit is niet vanzelfsprekend

Hoe goed je selectieproces ook is, jong talent is niet automatisch ook enorm creatief. Blindelings vertrouwen op de ‘frisse blik’ van de nieuwkomers is dan ook onverstandig en onredelijk tegenover de trainees.

Creativiteit is een vaardigheid. Hoe je het gestructureerd en gericht inzet zul je moeten leren. Aangezien de meeste hbo- & wo-opleidingen hier nauwelijks aandacht aan besteden, zul je het een onderdeel moeten maken van de trainingen in het traineeprogramma. Net afgestudeerden hebben weliswaar minder last van ingesleten gewoontes, maar ook zij zullen wat hulp kunnen gebruiken om het creatieve proces te structureren. Bied daarom jong talent (evenals alle andere medewerkers) trainingen en ondersteuning op het gebied van creativiteit om het optimale resultaat te bereiken.

Leergang Innovatie

Om trainees te helpen hun creatieve potentieel optimaal te benutten hebben we vanuit HatRabbits een Leergang Innovatie ontwikkeld die perfect aansluit op de poolopdracht van een traineeprogramma. In dit traject doorloopt een groep trainees alle fases van het innovatieproces. Centraal staat een vraagstuk uit de eigen organisatie. Gedurende de Leergang ontwikkelen de trainees hiervoor een creatief concept, testen ze hun aannames in de praktijk en werken ze toe naar een helder implementatieplan.

De Leergang bestaat uit verschillende trainingsdagen met tussendoor praktijkopdrachten en coaching. Aan het einde van het traject pitchen de groepjes (of groep) hun oplossing aan de opdrachtgever. Deze opdrachtgever wordt uiteraard ook gedurende het proces betrokken in het traject.

Meer weten over deze Leergang en hoe het is in te passen in het traineeprogramma van jouw organisatie? Stuur me een mail op rene@hatrabbits.com of bel naar 010-3070 534. Ik vertel je er graag meer over.