Wees voorbereid op het ergste – de Potentiële Problemenanalyse

Hoe goed een idee ook is, het is verstandig om al vóórdat je begint aan de uitvoering rekening te houden met wat er mis zou kunnen gaan. Laat je niet verrassen door onvoorziene problemen. Gebruik de Potentiële Problemenanalyse en houd rekening met mogelijke toekomstige problemen.

Stel, je hebt een briljant idee om een probleem op te lossen. Je hebt de meest kansrijke aanpak geselecteerd en je hebt het plan van aanpak aangescherpt. Je bent er helemaal klaar voor. Het is tijd om te implementeren.

Maar, en dit heb je vast weleens ervaren, zelfs wanneer je een schijnbaar briljante oplossing uitvoert kan er nog vanalles misgaan. Je kunt nooit helemaal uitsluiten dat er in de praktijk iets niet helemaal volgens plan gaat. Wat je wel kunt doen, is je erop voorbereiden.

De Potentiële Problemenanalyse

De Potentiële Problemenanalyse (of ‘Potential-Problem Analysis’) is een methode om potentiële problemen in kaart te brengen en pro-actief actie te ondernemen om de meest serieuze gevaren te neutraliseren.

De methode bestaat uit 8 stappen:

Stap 1. Definieer de doelen

Wat zijn de dingen die absoluut moeten gebeuren om deze oplossing een succes te maken? Zet op een rijtje wat er allemaal moet gebeuren om dit project te laten slagen.

Stap 2. Genereer een lijst met potentiële problemen

Wat kan er allemaal misgaan? Wat zijn zwakke plekken in het plan? Op welke momenten kunnen zich problemen voordoen? Wat kan ervoor zorgen dat de doelen die je bij stap 1 hebt opgeschreven niet worden behaald?

Vind je het lastig om mogelijke problemen te bedenken? Gebruik dan een denktechniek om ideeën te genereren. Je kunt bijvoorbeeld de ‘Tijdreiziger-techniek’ gebruiken. Stel jezelf voor dat je vanuit de toekomst terugkijkt op dit project. Wat is er misgegaan?

Stap 3. Identificeer de aard van elk probleem

Beantwoord de volgende vragen voor elk van de problemen op de lijst:

• Wat?

• Waar?
• Wanneer?
• In welke mate?

Stap 4. Bepaal hoeveel risico elk probleem met zich meebrengt

Evalueer per potentieel probleem hoe ernstig de gevolgen zouden zijn en hoe groot de kans is dat het probleem zich überhaubt zal voordoen. Wat gebeurt er als dit probleem om de hoek komt kijken? Is de ellende te overzien of betekent het het einde van het project?

Selecteer problemen die een groot of middelgroot risico met zich meebrengen. Problemen die weinig risico opleveren kun je voorlopig negeren. Het is nu eenmaal niet praktisch om voor elk klein dingetje dat mis zou kunnen gaan preventieve actie te ondernemen.

Stap 5. Zoek mogelijke oorzaken voor elk potentieel probleem

Gebruik je ervaring en gezond verstand en schrijf per probleem op wat de oorzaak zou kunnen zijn.

Stap 6. Schat in hoe groot de kans is dat het probleem zich voordoet

Hoe waarschijnlijk is het dat deze ellende daadwerkelijk waarheid wordt? Bekijk de mogelijke oorzaken en schat per probleem in wat de kans is dat het zich voordoet. Druk deze kans uit in percentages.

Stap 7. Preventie: ontwikkel manieren om de oorzaken te voorkomen of de effecten te minimaliseren

Bedenk welke preventieve acties je kunt ondernemen. Wat kun je doen om de mogelijke oorzaken te verwijderen? Kun je de kans dat de beschreven problemen zich zullen voordoen verkleinen of de impact ervan minimaliseren?

Stap 8. Ontwikkel een rampenplan

Hoewel je preventieve acties hebt bedacht, is het slim om ook een backup-plan klaar te hebben liggen. Bereid je voor op het ergste en beschrijf welke acties ondernomen moeten worden als het probleem zich toch manifesteert. Wat doe je als je preventieve acties toch niet helemaal succesvol blijken?

Preventieve acties zijn meestal goedkoper dan een backup-plan, dus sla stap 7 nooit over.

Welke preventieve acties kun je op basis van jouw Potentiële Problemenanalyse ondernemen om een succesvolle implementatie te garanderen?

Bron: Techniques of Structured Problem Solving, Arthur B. VanGundy, Jr.